你真的沒有時間嗎?

 

 

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你真的沒有時間嗎?

大家都知道,嘴巴說沒有時間做任何事(例如運動、學習),都是在找藉口,但我一直找不到一個合理的解釋,像我總是覺得自己真的很忙,我自認為我不是在找藉口學習這,我真的有太多事情要做了。

前幾天看到一位網紅-艾爾文,分享「不要再瞎忙了!3步驟完成想要做的事」,提供了簡單確很實用的概念,所有的事情,只要能系統化,就能快速做完。三步驟簡單說明如下:

1.收集所有的事情到某個地方,清空大腦

這概念來自「搞定」一書,簡單說就是把所有待辦事項收集起來,不要東寫一個任務,西寫一個任務,這樣反而更混亂,擔心自己好像有什麼事要做,但又不太確定。

2.分配到不同日期時間,讓當下只有少數幾件事要做

把非當天要完成的,訂下截止期限,設定在未來的日期,可用Google日曆來做。但是如果累積了超級多,怎麼辦?像我的信箱打開也是有一百多個待辦。

可以使用進階技巧:

電腦玩物-Yesterbox 郵件拖延者需要的收件匣管理技巧http://www.playpcesor.com/2017/04/12-yesterbox.html

「不要」優先看「今日的收件匣」,不要被一直新出現的郵件追著跑,這樣會導致自己的焦慮大增,並且可能在不穩定的狀態處理隨時可能改變的任務。 這招真的有效!當我移到「昨日收件匣」後,整個焦慮感都下降了。因為一百多個待辦事項,我也不易分辨哪件事要先做,會很慌,如果都丟到到「昨日收件匣」裡,再使用最後技巧-挑出來最重要的一兩件待辦寫到紙上,這就是當天最重要的事情。而且寫在紙上跟在電腦上列出來,在心理上的感覺是不太一樣的,寫在紙上隱約中會有一點「承諾效果」,能夠確保當天一定會用盡全力,專注把它做完。

3.拆解=>針對困難的事情

類似PMP知識中的WBS,工作分解結構(Work Breakdown Structure),這概念其實不難,但要注意,每一個步驟最好寫下明確的下一步,不要寫太空泛的任務名稱,不然會行動不起來。例如我寫「準備演講」,這個就太空泛了,因為範圍太大。但是如果分解成,「想演講稿、上網找資料、想開頭、想結尾、寫演講稿、確認一些句子的文法、背演講稿、彩排」,就可以把這些任務分佈到不同的日期時間,每天只會有一個任務要做,不會慌,而且知道自己進度在哪裡。

以我自己為例,我上周日參加演講比賽拿到好成績,我自認為技巧部分不是主要原因,我是贏在我的紀律。

我不是熬夜練習,而是每天早睡早起。我給自己分配的進度就像上面寫的,每天做好一件事,所以不會像以前一樣,前面都在拖,到幾前天才匆促熬夜準備。

我每天做好固定的生活作息,發現身體有點涼到,就趕快多喝水,早早睡覺。比賽當天,我當作平常上班時間,一樣6點50分就起床,路上買了早餐,第一個就到會場,趁大家都還沒到直接走上講台開始排練。

技巧部分,我只希望比賽時不要忘詞,我要求自己背熟演講稿,甚至到「不用思考」就可以想到下一句話要講什麼。從資訊系統的角度來講,我的演講稿是放在記憶體中,不是放在硬碟裡,不用浪費時間從硬碟中調資料出來,而是立即可以講出下一句話。

我甚至熟悉到走路,或是坐捷運的時候,即使有人干擾,都可以背演講稿,練到這麼熟,所以我上場演講時才能夠那麼順利。

以上就是時間管理簡單的三步驟,其中在分配當天工作的時候,如何分辨出最重要的事情,影響是最大的。

永遠都有時間

 

在這個演講裡面提到一個故事,有一個人因為家裡的抽水機壞掉,造成地下室淹大水,那一天屋主把所有的事情全部排開,並且投注所有時間集中處理家裡淹大水的事情,後來這件事情很有效率的處理掉了。

演講者要表達的事情是,時間是有高度彈性的,時間會因為我們的選擇而去調整適應,所以時間規劃的重點,對那些優先任務的處理態度,就像家裡淹大水一樣。

演講者曾經和一個時間管理高手約見面,對方說無法跟他見面,因為他想要去遠足,享受那美好的春天早晨。

其實我們所做的每一件事情,都是我們自己的選擇,比起大家常說的「我沒時間」做那些事情,其實不是沒時間,是不願意做那些事情,因為那些事情並不是他的優先任務。

 

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「我沒有時間」就是「那不是我的優先任務,我不想做」

如果給你一百萬,去做一件原本不想做事情,你可能馬上就會去做,你會慢慢發現,這跟缺少時間沒有關係,實際上是因為你並不想做,而當我們在做不同的選擇的時候,可能會導致不好的結果,但是我們有能力選擇「什麼事情值得被完成」,我們如何面對我們的優先任務,就像面對家裡淹大水一樣 。

像我的一些待辦事項,例如社團活動、演講比賽、客戶簡報、交會議報告,因為有人期待(就是有人逼),所以調用全部資源把它做成,類似「緊急又重要」的概念。

而沒人逼的,「重要但不緊急」,寫程式、讀區塊鏈、學好英文等等,我都沒有學好。

從理性來看,學習這件事最重要。

從人性來看,學習這件事不重要。

從工作方面來講,我對於要交付給別人的東西,總是可以如期達成,這樣看起來好像很有效率,因為我一樣是準時上下班,也不會把工作帶回家做。

但是我的工作上最重要的事情是要考證照,我要考三大產品線的證照,也希望學習的同時能心得寫成部落格,或是錄製教學影片,放在網路上給人家看。這件事情已經想了一年,到現在都還沒有做,因為沒有人逼我。

 

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沒時間也許真的不是藉口,重點是沒搞清楚事情的輕重緩急。

就是因為我常常做那些要交付給別人的任務,所以我常常覺得工作一整天下來,到底做了什麼事?怎麼覺得沒有充實的感覺?就是因為我做的那些事沒有給我帶來成就感。

如果從上面的文章來反省,我目前的現況那就是,考證照這些事情在潛意識裡面,根本就不是我的優先事項。

 

所以我必須要想一些方法來提醒自己,天天問自己到底哪一件事情是最重要,清楚事情的輕重緩急,再開始行動就不會陷入匆瞎忙忙的陷阱之中。

尤其像我這種,覺得好像什麼事都很重要的,一下子說要學英文,一下子說要學區塊鏈,一下子說要學寫程式,一下子又想要把家裡買的五十本書全部看完,什麼都重要結果什麼都不重要,最需要檢討的人就是我自己啊!

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