時間管理淺談

 

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2001年有一部電影,叫鐘點戰,描述人們的錢,就是時間,每天下班,老闆給你的薪水,就是時間,如果那個時間用完了,那生命就結束了。真的是非常棒的構想啊!我覺得這部片帶給我很大的啟發,時間真的是非常重要的東西啊!

說到時間管理,簡單的說就是想要做的事情很多,但是能用的時間卻很少,如何在這很少的時間去做完所有想要的事情?

時間管理本身其實有包含許多相關的主題,例如目標達成、夢想實現、意志力等等 ,因為這些主題彼此都是息息相關的,簡單的說就是要把想做的事,在有限的時間裡面完成,尤其是目標或夢想,有時候時間管理也跟意志力有關係(想做卻沒力氣做),所以時間管理的範圍非常的大。

今天從幾個最基本的內容開始來分享:

時間管理常見問題一:拖延

拖延主要是完美主義所造成的問題,例如寫部落格,當你沒有準備好就不想開始,例如沒有寫作的靈感,或是累積的素材不夠,或是覺得自己沒有足夠的料可以分享,狀況很多,感覺有點在找藉口。但是很有可能的原因是-目標太困難,困難到無從開始,而且也怕自己做的不好,所以在行動之前總是想很多。

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最好的方法就是放下完美主義心態,利用目標管理的方法達目標切成許多小任務。例如寫部落格就包含:

1.訂好一篇文章的主題(主要內容)
2.思考這篇文章想要表達的3個重點
3.這三個重點有沒有什麼例子或是素材可以收集
4.做出一個結論
5.如果可以,為讀者提供一些具體的行動建議
6.開始寫文章的草稿
7.放入相關的圖片、插圖
8.把標題改成可以吸引讀者的標題
9.過了一兩天之後再重新回來修改這篇文章
10.要分享的時候寫一個小小的文案或是引言
11.並且決定要發佈的時間

搞定」書中有提到,不只是保目標切成許多小任務,還要寫成下一步的具體行動,越具體越好,這樣腦子就不用想接下來到底要做什麼,很容易就開始行動,比較不會拖延。

時間管理常見問題二:意志力不夠

就是你有時間,但是你還是沒有辦法去做該做的事,有可能就是身體累了,或是情緒不好,工作很煩想要休息,或是受到其他的誘惑導致分心。

 

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http://www.gotosurvive.com/wp-content/uploads/2014/01/learn-how-to-build-willpower__1.jpg

 

如果是身體累了,那就是先讓自己有充分的休息,保持精力,最簡單的方法就是正常的飲食和生活作息、早點睡覺、準時起床、規律的運動等等。一方面可以讓自己的精神變好,一方面也可以訓練自己做到自律, 因為光是能做到早睡早起、飲食正常和規律運動,就已經不太容易,所以如果有做到,就已經超越了大部分的人。

身體累可以參考這本-精力管理:先從做息正常開始,維持身體健康
https://kknews.cc/zh-tw/news/xlkz4g.html

如果不是因為勞累或是壓力的問題,無論如何就是不想做的話,有一個方法就是「為自己所做的事情賦予極大的意義」,例如我為什麼可以每個禮拜持續的都在直播,因為我為了直播賦予的非常多重大的意義,如下 :

1.因為自己的目標常常沒有達成,所以我在直播的時候,都會訂好下個禮拜要做到什麼事情,簡單的說就是樹立一個假想敵,用這個假想敵來強迫自己前進 。
2.自己有很多想讀的書沒有讀,所以每當我訂好下個禮拜的主題,我就會強迫自己把書讀好,這樣子才能直播分享 。
3.練習自己在螢幕前面的表達能力,而且因為是即時的直播,所以也訓練了自己反應的能力,而且還會強迫自己思考要有邏輯,有條理的思考,才能講出來不會自相矛盾的話 。
4.會注意到自己假如是一個直播主,直播過程會反省要播出的內容,什麼東西可以講,什麼東西不可以講,什麼東西會涉及隱私,或是公司的機密。
5.也可以藉此累積一些觀看直播的人氣,提高自己的知名度。
6.當一個主題如果直播10次20次30次以後,我對那個主題的東西一定是非常了解的,我就可以成為那個領域的專家, 想要變成某個領域的神人的話,這條路就是捷徑。
7.變成神人之後,我就可以錄製自己的專業影片,放在YouTube上面,成為大家搶著看的內容,之後就會紅到大家請我去當老師,我就可以月入數十萬,我知道有點扯太遠,但總是要有個願景來驅動你不要放棄。
8.如果這個方式是正確的,那就會反過來逼我自己,選好一個要全力發展的主題或領域,先讓我自己在某個領域變成超厲害之後,不管我講什麼,大家都會想要聽了,因為你已經是大咖 ,講話比較有說服力,所以前提還是先把某個領域先培養好,並且讓大家都知道 。

因為有了這麼多的意義,所以當我做這件事情的時候,我會非常起勁,沒有人擋得住我,也沒有任何的誘惑,或是讓我分心的事情。

有關意志力這個領域,可以去看兩本書,一本叫做增強你的意志力 一本叫做輕鬆駕馭意志力

時間管理常見問題三:事情太多做不完

1.最基本也最常見的時間管理方法,就是艾森豪矩陣

簡單說就是把要做的事情,依照四個象限的屬性來做分類

艾森豪矩陣
http://www.uis.com.tw/edm/uiserp/images/08_02.png

綠色「不緊急又重要」是最重要的部分,通常都是在思考未來學習技能,讓自己變得更好等等,通常只要這一塊的事情做得好,你就可以做到一些需要長期累積才能達成的目標或是夢想。

2.排順序-什麼最重要?

在做分類的時候通常會有一個很大的問題,就是哪些東西要放在綠色區塊?這個問題幾乎可以難倒大部分的人,就連我本身也是常常在思考,光是我放在綠色這個區塊的內容就有這些:

直播、錄影、寫程式、區塊鏈、Google雲端、幽默技巧、個人品牌、寫文章、研究股票、禪修、運動

這麼多事情要做,那我到底要從哪一件事情開始做呢?

所以要先排優先順序,這就會牽涉到生涯規劃,例如你在3年後的人生希望是什麼樣子,思考完之後你就會知道哪些事情是最重要而且要先去做的,你的人生什麼最重要?這又牽扯到你的價值觀,所以看到現在,你應該會覺得非常的不容易啊,生涯規劃未來有機會再深入探討,因為這個問題可能比時間管理還大。

3.把多件事情合併成一件

在這麼多要做的事情裡,我們可以思考這些事情是不是可以有重疊的地方,如果我可以做一件事情,同時滿足三件事的基本要素,那這件事情就可以去做。

例如我想要提高文筆,同時我想要研究區塊鏈,又希望可以經營自己的粉絲團。這3件事情,其實就是一件事-認真寫一篇區塊鏈的文章,並且發布出來。 當然合併之後,要花比較多的時間做完,但至少你花的時是,做的是最重要的事,而且許多雜七雜八的瑣事。

 

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https://read01.com/x4meO3.html

 

這是一個簡單的例子,我們可以用相同的方式,思考所有你想做的事情,哪些事情可以互相合併或是濃縮起來,下面再分享一本書的重點,對我來說非常的實用-「最重要的事,只有一件」
https://36kr.com/p/5058746.html

5.把要做的事情放到不同的時間段
這就是把日常生活的時間充分利用的具體方法,這是我自己的例子,不一定最好,各位參考看看:
(1)坐捷運上下班時、排隊時、等待時:看知識文章、羅輯思維、快速滑Line、Facebook
(2)跑步時:聽音樂、等待靈感出現、思考一些比較大的問題
(3)走路(或散步)時:打開手機語音輸入,用講的,寫下文章的靈感或草稿

6.做SOP(清單):
它可以讓你在某個情境下,快速的知道什麼事情要先做,什麼事情點點再做,就是讓不用花時間再去想什麼事最重要,給你一個快速的指南,我的例子如下:

(1)進公司SOP:快速寫下捷運時讀書的心得,寫下當天最重要的事情、處理眼前比較急的瑣事、關掉e-mail視窗、做重要的事、下午再開一次e-mail、處理新進來的瑣事、關掉e-mail視窗、做重要的事
(2)晚上到家:休息一下、記帳、寫日記、寫文章or看書、記錄目標達成

有關SOP,可以看這本書「為了菁英都是清單控?」http://www.books.com.tw/products/0010686057

沒想到稍微花點時間寫,竟然可以寫下那麼多的東西(快虛脫了),我後續會再從每一個細分的主題個別拿出來深入的分享,一方面讓各位有完整的概念,另一方面也讓自己對這一塊領域的知識有一個清晰的架構,以上給您參考。

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