越忙,越需要時間管理

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世界的變化非常快速,工作上的挑戰也越來越多,越來越複雜,必須要以很高的效率來處理這些事情。從生活的角度來講,我們周遭的誘惑也越來越多,很多想要做的事,想要得到的東西,但是我們的時間是有限的。就像經濟學所說的,「在資源有限且慾望無窮的情況下,如何去調配手上有限的資源,發揮最大的效益」。那時間管理就是「時間有限,想做的事情卻無窮的情況下,如何分配我們的時間,把時間拿來做最有效益的分配」。

我在多年前的一份工作中,常常加班,每天只有我加班到十一二點,全公司的人都下班了,剩我一個人還在辦公室,總覺得為什麼只有我這麼辛苦?我是不是工作非常沒有效率呢?當時非常的挫折,從那時候就在尋找一些有效工作的方法,但是一直沒有很明顯的進步。

後來參加社團(當會長)和結婚的關係,從此之後更加忙碌,工作、家庭和生活三方面真的很難平衡,我想已婚的夥伴應該很有感覺,有小孩的朋友,一定更把所剩時間用光。

於是我找了很多書,上網查詢各式各樣的方法,雖然沒有感覺自己有大幅度的進步,但多多少少有學到一些時間管理的技巧,因為現在的我可以準時下班,下班後有時間陪家人,也有足夠的時間拿社團活動和充實自己。對我來說,算是各方面已經達到平衡了,也許是時間管理所帶來的改變吧。以下分三個享簡單的方法:

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一、最重要的事,只有一件

這是一個概念,也是一本書,真正重要的事情其實沒有很多,每天到公司把各項任務列出來,有很多事情都是雜事,但是最重要的事情,只有那一兩件,只要那一兩件事情有做完,我就會覺得那一天是很充實的,但是如果我只做那些雜事的話,當我下班以後,我就會覺得我今天工作沒有任何進度,就這樣荒廢了一天。所以無論如何,一定要分辨出最重要的那件事情。

二、越困難的事,越容易拖延

這個觀點來自這本書「把時間當做朋友」(有免費網路版)提到的,人為什麼會拖延,因為要做的那件事情非常困難,所以很難估計說這件事情要花多少時間才能做完,也因為事情很困難,每次想到這件事情都會有很大的壓力,就會一直往後拖延。唯一的解決方法就是現在馬上去做,我去年底今年初在準備「尋找你的宇宙魔方」演講時,準備過程中常常要和其他夥伴討論,每個禮拜都要產出一些內容(任務拆分),當時覺得壓力很大,很不想做,但當時有調整心態,硬著頭皮讓自己直接面對困難,用盡全力把眼前的困難解決,最後這場演講在準備充分的情況下,進行得很成功,也是我認為自認為非常有成就感的一件事情。現在回憶起來,還是覺得好累啊,哈哈!

 

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三、空出專注的時間

每天一定要空出一段時間,在這段時間內不能做雜事,一定要把最重要的事情做完,做完之後再去處理其他雜事。這個方法不容易,因為有時一進辦公室,就會碰到一些緊急狀況必須優先處理,等我處理完這些狀況之後,所剩下的時間真的不多了。無論如何,盡可能每天都空出一段時間,去做最重要的事情,或是前一天就先計畫好隔天要做的事。

以上三點就是我對時間管理最重要的三個基本心得,同時我也繼續在學習各式各樣的時間管理技能,若學有所成,會持續分享各種方法給大家。

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